-
mszczyplo
- Doświadczony

-
- Posty: 83
- Dołączył(a): 2015-05-06, 16:32
przez mszczyplo » 2016-12-08, 11:51
Na co zwróci uwagę inspektor kontroli ZUS?
Akta osobowe są podstawowym źródłem informacji o zatrudnionych pracownikach. I to nie tylko w zakresie nawiązania stosunku pracy (data, wymiar czasu pracy, stanowisko), ale również w zakresie tego, czy i gdzie pracownik pracował przed zatrudnieniem u danego pracodawcy, czym się zajmował w trakcie zatrudnienia, ale także i po jego zakończeniu.
Wymóg prowadzenia akt osobowych wynika z art. 94 pkt. 9a Kodeksu pracy. Niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy je założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich. Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych, które powinny się składać z trzech części oznaczonych: „cześć A”, „cześć B”, „cześć C”.
Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj. kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające wykształcenie, doświadczenie zawodowe, przebieg pracy zawodowej u poprzednich pracodawców, zaświadczenia potwierdzające szczególne uprawnienia (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności). Czy ta część akt zainteresuje inspektora w jakim zakresie?
Jeżeli kontroli podlega zasadność zawarcia umowy o pracę, a tym samym zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego pracownika, który w krótkim okresie od dnia zatrudnienia (i zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego) zaczyna chorować, to inspektor przyjrzy się bliżej tej części akt osobowych
W części B akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, takie jak umowa o pracę, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy obowiązującym u pracodawcy, oświadczenie o warunkach umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie. Znajdują się tam także wszelkie informacje o zastosowanych wobec pracownika karach, przyznanych nagrodach, wnioski pracownika oraz pisma dotyczące udzielania urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego. Pracodawca ma także obowiązek przechowywać tam pisma dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. Jest to tylko cześć dokumentacji, którą powinny zawierać akta osobowe w tej części. Powinien tam znajdować się każdy dokument związany z przebiegiem zatrudnienia u danego pracodawcy lub mający wpływ na prawa oraz obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika.
Podsumowując, dzięki dokumentacji zawartej w części akt B osobowych inspektor zweryfikuje, czy pracodawca poprawnie zgłosił pracownika do ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego, a także czy dokonał tego w terminie. Dodatkowo, dokumentacja ta pozwoli ustalić, czy płatnik składek prawidłowo stosuje zasady zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które wynikają z art. 104a, 104b, 104c ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9a,9b,9c ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.
W części C akt osobowych znajdują się się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli m.in. kopia świadectwa pracy, dokumentacja związana z wypowiedzeniem umowy o pracę lub rozwiązaniem stosunku pracy.